Ordenando el éxito: claves para organizar tu espacio y optimizar tu desempeño laboral

¿Alguna vez te has sentido agobiado en tu puesto de trabajo? ¿Has descubierto que un escritorio limpio y organizado te ayuda en tu desempeño profesional? Ser ordenado es importante en todos los aspectos de la vida, puesto que aporta claridad y ayuda en la realización de las tareas diarias.

Las empresas en la actualidad tienden a diseñar y crear espacios diáfanos, poco cargados, en los que poder trabajar libremente, sin sentir la presión de tener una pila infinita de papeles encima de la mesa que te recuerden la inmensa cantidad de trabajo que tienes pendiente.

Dado que es relevante poner en práctica hábitos y rutinas que favorezcan el cumplir con éxito nuestras responsabilidades, esta semana en Galicia Business School queremos contarte, en menos de cinco minutos, todo lo que debes saber para optimizar tu espacio de trabajo y, en consecuencia, tu desempeño laboral.

Es probable que, si sientes constantemente inquietud o ansiedad en tu puesto de trabajo, no solo influya la carga diaria de actividad, sino también el espacio en el que llevas a cabo tus funciones. Está comprobado que la disposición de los espacios de trabajo influye directamente sobre la eficiencia del mismo.

De hecho, existen estudios que aseguran que una mesa de trabajo desorganizada puede derivar en una mente desordenada, lo que repercute en los resultados a corto y largo plazo.

Pese a que cada persona y espacio son un mundo, el orden es algo que, aplique como se aplique, afecta de forma directa a la productividad. Por ello, una oficina bien organizada proporciona comodidad y favorece a la imagen profesional de la empresa y del trabajador.

No es nuevo eso de que el orden físico y mental están interconectados en cualquier faceta y ámbito de nuestra vida, no siendo para menos el entorno laboral. Por este motivo, te vamos a proporcionar algunas razones por las que es conveniente ser ordenado:

1. Potencia la productividad. Ser ordenados implica reducir los tiempos en búsquedas y favorece que podamos invertir dicho tiempo en avanzar otros procesos.
2. Disminuye los niveles de estrés y de ansiedad. Nos aporta claridad a la hora de desempeñar nuestras funciones y, como dijimos en el punto anterior, impide que perdamos el tiempo.
3. El tiempo será nuestro mejor aliado. Llevar una agenda organizada, nos permitirá practicar consecuentemente la puntualidad, tanto en reuniones como en plazos y entregas.
4. Aumenta la capacidad de concentración. Te lo explicaremos más adelante, pero en un espacio de trabajo eficiente, solo deberíamos tener aquel material que sea imprescindible para el desempeño de las funciones diarias. *Te recomendamos adornar el espacio con alguna planta, puesto que ayudan a mantener la mente activa y aportan tranquilidad. 
5. Repercute en nuestra imagen profesional. Pese a que acumular muchos documentos encima de la mesa puede dar una imagen de persona que tiene mucho trabajo, puede que no sea el mejor reflejo hacia los demás.

Se conoce el método de las cinco eses como un instrumento de gestión empresarial, cuyo objetivo es mejorar la productividad en las organizaciones.

Apareció por primera vez en Japón en la década de los años 50 y formaba parte del sistema de producción Lean Manufacturing. Un sistema que enseñamos en Galicia Business School en diversos programas y que se certifican oficialmente a través del Instituto Lean Management. Este sistema busca promover la eficiencia y organización, no solo en las cadenas de suministro, sino también en el entorno laboral.

Recibió ese nombre porque cada «S» representaba una palabra japonesa que desglosaremos a continuación:

Seri (clasificar)

En esta etapa se trata de identificar las cosas que son necesarias a diario y eliminar todos aquellos elementos que no sean imprescindibles. Pretende que se identifiquen de forma rápida las herramientas y materiales más necesarios.

Seiton (ordenar)

Una vez que se han identificado los elementos necesarios, es el momento de ordenarlos alrededor del espacio de trabajo. Lo ideal es colocarlos de forma que se tenga un acceso sencillo y rápido a todos ellos. Se reducirá así el tiempo de búsqueda, y aumentará la eficiencia.

Seiso (limpieza)

En este paso se pretende que se adquieran hábitos para mantener limpieza a largo plazo en el espacio de trabajo. Esto contribuirá a que se consolide un espacio de trabajo limpio y organizado.

Seiketsu (estandarización)

Una vez se han conseguido los tres puntos anteriores, llega el momento de establecer unas normas que te permitan sostener en el tiempo la ejecución de las fases mencionadas con anterioridad. Permite garantizar la aplicación del método.

Shitsuke (disciplina)

Una vez desarrolladas las normas, en este último punto se fomenta la disciplina para que, de forma constante, se repitan las 4s anteriores.

Ligado a la idea de que tengas el escritorio organizado, también queremos proporcionarte algunos consejos para que empieces el día con buen pie y que, junto a tu espacio ordenado, puedas desempeñar tus funciones de forma positiva y productiva.

Ve andando al trabajo. Siempre y cuando puedas, te recomendamos ir andando. Te sentirás mejor contigo mismo y llegarás mucho más despejado a la oficina al haber tenido una activación previa.

Ten una primera interacción con tus compañeros de trabajo. Una buena forma de empezar a trabajar es que, antes de ponerte con tus funciones, dediques unos minutos a interactuar con tus compañeros de trabajo.

No pases las ocho horas sentado. No solo es necesario que descanses de vez en cuando, sino que, de alguna forma, busques la manera de poder trabajar de pie en algún momento de la jornada.

Presta especial atención a la ergonomía. Es imprescindible para poder sentirse bien en el trabajo y que mejore el humor a largo plazo.

Disponer de áreas diáfanas. Estos espacios hacen que los trabajadores se sientan mucho más a gusto, reduciendo la sensación de agobio.

📝Te traemos un término, que quizás no conocías, para que amplíes tu vocabulario en este ámbito:

Filosofía Kaizen: radica en la mejora continua. Su origen se remonta a Japón poco después de que terminase la Segunda Guerra Mundial. Se basa en llevar a cabo acciones sencillas para detectar problemas y poder darles una solución.