De la idea a la experiencia: claves para organizar eventos corporativos exitosos

Hoy en día los eventos están adquiriendo suma importancia en el entorno empresarial, puesto que ayudan al posicionamiento y consolidación de marca y también favorecen las relaciones con los miembros del equipo y los clientes.

Así, se han convertido en una de las principales estrategias de marketing y de comunicación.

Esta semana en Galicia Business School queremos contarte, en menos de cinco minutos, todo lo que necesitas saber sobre la correcta organización de eventos y sobre todos los beneficios que pueden aportar a tu organización.

Se considera un acontecimiento organizado por una empresa u otro tipo de organización que reúne a personas o profesionales con intereses afines por una temática en concreto. En la actualidad se incluyen en las estrategias de marketing y comunicación de muchas empresas.

Cada evento es diferente y se diseña con motivaciones únicas. Se organizan en función de los objetivos que dibuja previamente la empresa.

En los que se presenta un producto o servicio

Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer productos o servicios a clientes potenciales, proveedores, inversores o medios de comunicación.

Conferencias

En las que un ponente experto expone o habla sobre un tema en detalle frente a un público compuesto por profesionales del sector, que persiguen unos mismos intereses o tienen inquietudes similares.

Talleres o workshops

En este tipo de eventos se precisa de la interacción por parte de los asistentes. Normalmente, la persona encargada de dirigir el taller les transmite sus conocimientos utilizando metodologías prácticas.

Congresos y ferias comerciales

Estos eventos se caracterizan porque duran más de un día. Empresas de un mismo sector (por lo general) se conglomeran en un mismo espacio en el que tienen un stand para dar a conocer sus productos o servicios.

Viajes de incentivo

Para fomentar el team building, la empresa organiza un viaje en el que cubre los gastos de desplazamiento, comida y alojamiento. Además, durante la estancia se organizan actividades que potencian construir relaciones más sólidas entre los equipos de trabajo.

Las empresas escogerán una tipología u otra en función del objetivo y del público objetivo al que quieran dirigirse.

Para celebrar un acto corporativo, la empresa tiene que ser consciente de que supondrá una gran inversión de capital. Por este motivo, es importante definir unos objetivos claros, teniendo en cuenta que se va a extraer algún tipo de rentabilidad y beneficio tras la celebración del evento.

Algunos de los motivos por los que deberían celebrarse:

• Atraer clientes potenciales y fidelizar los existentes.
• Posicionamiento de marca y obtención de una visibilidad mayor.
• Aumento en las ventas.
• Generar nuevas alianzas y sinergias.
• Mejorar el clima laboral y celebrar los logros del equipo.
• Crear una buena experiencia de marca.

1. Define las metas de forma clara: cada evento tiene sus propias necesidades, por lo que es sumamente importante dibujar bien las líneas de actuación y marcarse unos objetivos claros. Así sabrás qué necesidades tiene el evento y se podrá marcar un alcance preliminar, es decir, determinar cómo se van a lograr los objetivos previamente fijados (fechas, asistentes, localización y tipo de evento).
2. Planificación con antelación y fija un presupuesto: cada evento requiere de una logística concreta. Fijar un presupuesto ayuda a evitar sorpresas. Además, es importante especificar cambios o actualizaciones.
3. Construye el equipo para gestionar el evento: si es un evento grande y se persigue que todo salga según lo esperado, es necesario contar con un equipo, en el que cada miembro desempeñe un rol concreto, para dividir las tareas y responsabilidades.

Habrá una persona que se encargue de supervisar la organización y será al que los diferentes integrantes del equipo informen de los avances o problemas que puedan surgir.

Por lo general, se trabaja con equipos de dos a cinco personas:

Project Manager

Persona encargada de ejecutar el evento.

Coordinación

Las personas que integran esta área se encargan de coordinar el contacto entre el lugar en el que se celebra el evento, los patrocinadores, los voluntarios y las personas que trabajarán ese día: fotógrafo, seguridad, catering…

Planificación

Establece contacto con las personas que intervendrán en el acto y revisa la programación del evento.

Diseño y marketing

Se encargan de todo el contenido y material audiovisual, con la finalidad de darle visibilidad al evento, haciéndole llegar al público objetivo la información.

Patrocinio

Es la parte comercial del evento, que se encarga de buscar oportunidades de patrocinio para que empresas importantes representen el evento.

Tanto el espacio como la fecha es muy importante para el correcto desarrollo del acto, puesto que influye sustancialmente en el número de asistentes y en la visibilidad que pueda tener de cara al público objetivo.

La marca es sumamente relevante. Contar con un buen posicionamiento de marca ayuda a determinar la dirección que tendrá el evento.

Para ello, ten en cuenta aspectos como:

• Logotipo: colores, tipografías
• Decoración
• Señalización
• Merchandising

📝 Te traemos un término, que quizás no conocías, para que amplíes tu vocabulario en este ámbito:

Simposio: se trata de una reunión en la que se juntan diferentes expertos en una materia para llevar a cabo la actualización de conocimientos.